Política de Tratamiento de Datos Personales

POLÍTICA DE TRATAMIENTO 

DE DATOS PERSONALES

OBJETIVO:

Establecer las pautas y criterios generales para el manejo de datos personales de empleados, clientes y proveedores de la SOCIEDAD MATILDE HERNANDEZ CONSTRUCCIONES S.A.S., NIT 900712279-8.

ALCANCE:

Esta política aplica para toda la información personal registrada en las bases de datos de la SOCIEDAD MATILDE HERNANDEZ CONSTRUCCIONES S.A.S., NIT 900712279-8, quien actúa en calidad de responsable del tratamiento de los datos personales.

DEFINICIONES

​Para los efectos de la presente política y en concordancia con la normatividad vigente en materia de protección de datos personales, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Causahabiente: Persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de ésta (heredero).

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio ya su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Transferencia: la transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

OBLIGACIONES:

Esta política es de obligatorio y estricto cumplimiento para la SOCIEDAD MATILDE HERNANDEZ CONSTRUCCIONES S.A.S., NIT 900712279-8.

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO:

SOCIEDAD MATILDE HERNANDEZ CONSTRUCCIONES S.A.S., microempresa del ramo de la construcción dedicada al mantenimiento, reparación y reformas de inmuebles, legalmente constituida el 14 de marzo de 2014 ante la Cámara de Comercio de Cali, identificada con el NIT 900712279-8, con domicilio principal en la Av 3N #12N-25 Ed. Las Ceibas de la ciudad de Santiago de Cali, República de Colombia. Teléfono 2-6612450, Página http://sociedadmhsas.blogspot.com.co/2017/12/politica-de-tratamiento-de-datos.html

TRATAMIENTO Y FINALIDAD:

El tratamiento que realizará la SOCIEDAD MATILDE HERNANDEZ CONSTRUCCIONES S.A.S., NIT 900712279-8 con la información personal será el siguiente: La recolección, almacenamiento, uso, circulación, para el desarrollo de su objeto social y de la relación contractual que lo vincula con el Titular de Datos Personales, en caso de existir, y en particular para:

a)      Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo del objeto social de la empresa en lo que tiene que ver con el cumplimiento del objeto del contrato celebrado con el Titular de la información.

b)      Realizar invitaciones a eventos y ofrecer nuevos productos y servicios.

c)       Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos).

d)      Efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios ofrecidos por la empresa.

e)      Suministrar información de contacto a la fuerza comercial y/o red de distribución.

f)       Contactar al Titular a través de medios telefónicos para realizar encuestas, estudios y/o confirmación de datos personales necesarios para la ejecución de una relación contractual.

g)      Contactar al Titular a través de medios electrónicos – SMS o chat para el envío de noticias relacionadas con campañas de fidelización o mejora de servicio.

h)      Contactar al Titular a través de correo electrónico para el envío de extractos, estados de cuenta o facturas en relación con las obligaciones derivadas del contrato celebrado entre las partes.

i)        Prestar los servicios ofrecidos por la SOCIEDAD MATILDE HERNANDEZ CONSTRUCCIONES S.A.S. y aceptados en el contrato suscrito.

j)        Suministrar la información a terceros con los cuales la SOCIEDAD MATILDE HERNANDEZ CONSTRUCCIONES S.A.S. tenga relación contractual y que sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contratado.

Aplica solamente para de empleados de la empresa:

k)      Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas por la SOCIEDAD MATILDE HERNANDEZ CONSTRUCCIONES S.A.S. con el Titular de la Información, con relación al pago de salarios, prestaciones sociales, Régimen de Seguridad Social en Salud (Pensión, Salud, ARL, CCF, otros), sistemas de gestión de la empresa, y demás retribuciones consagradas en el contrato de trabajo o según lo disponga la ley)

l)        Ofrecer programas de bienestar corporativo y planificar actividades empresariales, para el titular y sus beneficiarios (hijos, cónyuge, compañero permanente).

El Responsable y/o el Encargado del tratamiento harán uso de los datos única y exclusivamente para la finalidad que le ha sido informada al Titular de Datos Personales. Por ningún motivo se podrá utilizar medios engañosos o fraudulentos para realizar tratamiento de datos, y en los casos en que el uso se haya definido como temporal, la información sólo podrá utilizarse durante el lapso que sea necesario para el objetivo por el cual fue solicitada.

TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES:

Está prohibido el tratamiento de datos sensibles, excepto cuando:

a)      El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.

b)      El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.

c)       El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular.

d)      El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

e)      El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas para suprimir la identidad de los Titulares.

  

Derechos de los niños, niñas y adolescentes:

El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública. Las Áreas que por la naturaleza de su gestión deban realizar este tipo de datos personales, deben aplicar los principios para la protección de los derechos fundamentales de este tipo de Titulares de Datos Personales.

DERECHOS DE LOS TITULARES:

Como titular de sus datos personales Usted tiene derecho a:

(i)        Acceder de forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento.

(ii)      Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.

(iii)     Solicitar prueba de la autorización otorgada.

(iv)    Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente.

(v)      Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos.

(vi)    Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles.

(vii)   Tendrá carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes

ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

La Coordinación Administrativa tiene a cargo dar trámite a las solicitudes de los titulares para hacer efectivos sus derechos.

Los Titulares de la Información pueden ejercer sus derechos de revocar la autorización para el tratamiento de datos, conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus Datos Personales, enviando comunicaciones a  SOCIEDAD MATILDE HERNANDEZ CONSTRUCCIONES S.A.S., en Santiago de Cali, a la Av 3N # 12N-25 Ed Las Ceibas, teléfono 2-8964524, a nombre de Matilde Hernández. Igualmente, los Titulares de la información pueden dirigir sus solicitudes al correo electrónico sociedadmatilde@gmail.com.

PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE HABEAS DATA

En cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales, la SOCIEDAD MATILDE HERNANDEZ CONSTRUCCIONES S.A.S., NIT 900712279-8, presenta el procedimiento y requisitos mínimos para el ejercicio de sus derechos:

Para la radicación y atención de su solicitud le solicitamos suministrar la siguiente información:

·         Nombre completo y apellidos

·         Datos de contacto (Dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto),

·         Medios para recibir respuesta a su solicitud,

·         Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información)

·         Firma (si aplica) y número de identificación.

El término máximo previsto por la ley para resolver su reclamación es de quince (15) días hábiles, contado a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, la SOCIEDAD MATILDE HERNANDEZ CONSTRUCCIONES S.A.S. informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Una vez cumplidos los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el Titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación, podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio – Delegatura para la Protección de Datos Personales-.

VIGENCIA:

La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir del 01 de diciembre de 2017.

·         Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política.

·         Los datos personales proporcionados se conservaran mientras se mantenga la relación contractual con el Titular de la información y exista un deber legal de conservarlos.

·         Los datos personales proporcionados se conservaran mientras no se solicite su supresión por el interesado y siempre que no exista un deber legal de conservarlos.

  

Matilde Hernández Villegas

Representante Legal

C.C. 38.976.011

Diciembre de 2017