POLÍTICA DE TRATAMIENTO
DE DATOS PERSONALES
OBJETIVO:
Establecer las pautas y criterios generales para el manejo de
datos personales de empleados, clientes y proveedores de la SOCIEDAD MATILDE HERNANDEZ CONSTRUCCIONES
S.A.S., NIT 900712279-8.
ALCANCE:
Esta política aplica para toda la información personal registrada
en las bases de datos de la SOCIEDAD
MATILDE HERNANDEZ CONSTRUCCIONES S.A.S., NIT 900712279-8, quien actúa en calidad
de responsable del tratamiento de los datos personales.
DEFINICIONES
Para los
efectos de la presente política y en concordancia con la normatividad vigente
en materia de protección de datos personales, se tendrán en cuenta las
siguientes definiciones:
Autorización: Consentimiento previo, expreso e
informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Aviso de privacidad:
Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular
para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa
acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le
serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del
tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Base de Datos: Conjunto
organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
Causahabiente: Persona
que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de ésta (heredero).
Dato personal:
Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas
naturales determinadas o determinables.
Dato público: Es el dato que no sea semiprivado,
privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos
relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio ya su
calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos
públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos,
documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales
debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Datos sensibles: Se
entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o
cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como que revelen el
origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o
filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos
humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen
los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos
relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
Encargado del Tratamiento: Persona
natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros,
realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del
Tratamiento.
Responsable del Tratamiento: Persona
natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros,
decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos
personales sean objeto de Tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de
operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento,
uso, circulación o supresión.
Transferencia: la
transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del
tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o
los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento
y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: tratamiento de datos personales que
implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la
República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento
por el encargado por cuenta del responsable.
OBLIGACIONES:
Esta política es de obligatorio y estricto cumplimiento para la SOCIEDAD MATILDE HERNANDEZ CONSTRUCCIONES
S.A.S., NIT 900712279-8.
RESPONSABLE
DEL TRATAMIENTO:
SOCIEDAD
MATILDE HERNANDEZ CONSTRUCCIONES S.A.S., microempresa
del ramo de la construcción dedicada al mantenimiento, reparación y reformas de
inmuebles, legalmente constituida el 14 de marzo de 2014 ante la Cámara de
Comercio de Cali, identificada con el NIT
900712279-8, con domicilio principal en la Av 3N #12N-25 Ed. Las Ceibas de
la ciudad de Santiago de Cali, República de Colombia. Teléfono 2-6612450,
Página http://sociedadmhsas.blogspot.com.co/2017/12/politica-de-tratamiento-de-datos.html
TRATAMIENTO
Y FINALIDAD:
El tratamiento que realizará la SOCIEDAD MATILDE HERNANDEZ CONSTRUCCIONES S.A.S., NIT 900712279-8
con la información personal será el siguiente: La recolección, almacenamiento,
uso, circulación, para el desarrollo de su objeto social y de la relación
contractual que lo vincula con el Titular de Datos Personales, en caso de
existir, y en particular para:
a)
Efectuar las gestiones pertinentes para el
desarrollo del objeto social de la empresa en lo que tiene que ver con el
cumplimiento del objeto del contrato celebrado con el Titular de la información.
b)
Realizar invitaciones a eventos y ofrecer
nuevos productos y servicios.
c)
Gestionar trámites (solicitudes, quejas,
reclamos).
d)
Efectuar encuestas de satisfacción respecto de
los bienes y servicios ofrecidos por la empresa.
e)
Suministrar información de contacto a la
fuerza comercial y/o red de distribución.
f)
Contactar al Titular a través de medios
telefónicos para realizar encuestas, estudios y/o confirmación de datos
personales necesarios para la ejecución de una relación contractual.
g)
Contactar al Titular a través de medios
electrónicos – SMS o chat para el envío de noticias relacionadas con campañas
de fidelización o mejora de servicio.
h)
Contactar al Titular a través de correo
electrónico para el envío de extractos, estados de cuenta o facturas en
relación con las obligaciones derivadas del contrato celebrado entre las
partes.
i)
Prestar los servicios ofrecidos por la SOCIEDAD MATILDE HERNANDEZ CONSTRUCCIONES
S.A.S. y aceptados en el contrato suscrito.
j)
Suministrar la información a terceros con los
cuales la SOCIEDAD MATILDE HERNANDEZ
CONSTRUCCIONES S.A.S. tenga relación contractual y que sea necesario
entregársela para el cumplimiento del objeto contratado.
Aplica
solamente para de empleados de la empresa:
k)
Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas
por la SOCIEDAD MATILDE HERNANDEZ
CONSTRUCCIONES S.A.S. con el Titular de la Información, con relación al
pago de salarios, prestaciones sociales, Régimen de Seguridad Social en Salud
(Pensión, Salud, ARL, CCF, otros), sistemas de gestión de la empresa, y demás retribuciones
consagradas en el contrato de trabajo o según lo disponga la ley)
l)
Ofrecer programas de bienestar corporativo y
planificar actividades empresariales, para el titular y sus beneficiarios
(hijos, cónyuge, compañero permanente).
El Responsable y/o el Encargado del tratamiento harán uso de los
datos única y exclusivamente para la finalidad que le ha sido informada al
Titular de Datos Personales. Por ningún motivo se podrá utilizar medios
engañosos o fraudulentos para realizar tratamiento de datos, y en los casos en
que el uso se haya definido como temporal, la información sólo podrá utilizarse
durante el lapso que sea necesario para el objetivo por el cual fue solicitada.
TRATAMIENTO
DE DATOS SENSIBLES:
Está
prohibido el tratamiento de datos sensibles, excepto cuando:
a)
El Titular haya dado su autorización explícita
a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el
otorgamiento de dicha autorización.
b)
El Tratamiento sea necesario para salvaguardar
el interés vital del Titular y éste se encuentre física o jurídicamente
incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su
autorización.
c)
El Tratamiento sea efectuado en el curso de
las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una
fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya
finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se
refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos
regulares por su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán
suministrar a terceros sin la autorización del Titular.
d)
El Tratamiento se refiera a datos que sean
necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un
proceso judicial.
e)
El Tratamiento tenga una finalidad histórica,
estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas para
suprimir la identidad de los Titulares.
Derechos
de los niños, niñas y adolescentes:
El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes
está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública. Las
Áreas que por la naturaleza de su gestión deban realizar este tipo de datos
personales, deben aplicar los principios para la protección de los derechos
fundamentales de este tipo de Titulares de Datos Personales.
DERECHOS
DE LOS TITULARES:
Como titular de sus datos personales Usted tiene derecho a:
(i)
Acceder de forma gratuita a los datos
proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento.
(ii)
Conocer, actualizar y rectificar su información
frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error,
o aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
(iii)
Solicitar prueba de la autorización otorgada.
(iv)
Presentar ante la Superintendencia de
Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la
normatividad vigente.
(v)
Revocar la autorización y/o solicitar la
supresión del dato, siempre que no exista un deber legal o contractual que
impida eliminarlos.
(vi)
Abstenerse de responder las preguntas sobre
datos sensibles.
(vii)
Tendrá carácter facultativo las respuestas que
versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes
ATENCIÓN
DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS
La Coordinación Administrativa tiene a cargo dar trámite a las solicitudes
de los titulares para hacer efectivos sus derechos.
Los Titulares de la Información pueden ejercer sus derechos de
revocar la autorización para el tratamiento de datos, conocer, actualizar,
rectificar y suprimir sus Datos Personales, enviando comunicaciones a SOCIEDAD
MATILDE HERNANDEZ CONSTRUCCIONES S.A.S., en Santiago de Cali, a la Av 3N #
12N-25 Ed Las Ceibas, teléfono 2-8964524, a nombre de Matilde Hernández.
Igualmente, los Titulares de la información pueden dirigir sus solicitudes al
correo electrónico sociedadmatilde@gmail.com.
PROCEDIMIENTO
PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE HABEAS DATA
En cumplimiento de las normas sobre protección de datos
personales, la SOCIEDAD MATILDE
HERNANDEZ CONSTRUCCIONES S.A.S., NIT 900712279-8, presenta el procedimiento
y requisitos mínimos para el ejercicio de sus derechos:
Para la radicación y atención de su solicitud le solicitamos
suministrar la siguiente información:
·
Nombre completo y apellidos
·
Datos de contacto (Dirección física y/o
electrónica y teléfonos de contacto),
·
Medios para recibir respuesta a su solicitud,
·
Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo
con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar,
rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir,
acceder a la información)
·
Firma (si aplica) y número de identificación.
El término máximo previsto por la ley para resolver su reclamación
es de quince (15) días hábiles, contado a partir del día siguiente a la fecha
de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término,
la SOCIEDAD MATILDE HERNANDEZ
CONSTRUCCIONES S.A.S. informará al interesado los motivos de la demora y la
fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los
ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Una vez cumplidos los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y
las demás normas que la reglamenten o complementen, el Titular al que se deniegue,
total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización,
rectificación, supresión y revocación, podrá poner su caso en conocimiento de
la Superintendencia de Industria y Comercio – Delegatura para la Protección de
Datos Personales-.
VIGENCIA:
La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales rige
a partir del 01 de diciembre de 2017.
·
Las bases de datos en las que se registrarán
los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y
utilice la información para las finalidades descritas en esta política.
·
Los datos personales proporcionados se
conservaran mientras se mantenga la relación contractual con el Titular de la
información y exista un deber legal de conservarlos.
·
Los datos personales proporcionados se
conservaran mientras no se solicite su supresión por el interesado y siempre
que no exista un deber legal de conservarlos.
Matilde
Hernández Villegas
Representante Legal
C.C. 38.976.011
Diciembre de 2017
